Pergantian Paspor Biasa ke E-Paspor

Buat orang yang suka jalan-jalan, paspor merupakan dokumen penting. Apalagi kalau lagi musim tiket murah. Jalan-jalan keluar negeri lebih murah daripada jalan-jalan di dalam negeri. Oleh sebab itu, bagi kami, paspor merupakan salah satu dokumen penting.

Namun sayangnya, tanggal masa berlaku paspor kami berbeda. Hal ini membuat urusan perpanjangan paspor menjadi repot. Apalagi sekarang kami berlima. Oleh sebab itu, kami terpikir untuk membuat e-paspor. Jadi bisa barengan ganti paspornya. Sambil berdoa agar dapat berkat lebih sehingga bisa pergi ke negara-negara yang bisa visa waiver karena menggunakan e-paspor.

Apa sih sebetulnya bedanya e-paspor dengan paspor biasa? Memang kalau dilihat sepintas, rasanya mirip saja. Hanya beda di tampilan depan saja. Namun tentunya lebih dari itu.

E-paspor atau elektronik paspor, yang sering disebut paspor biometri, merupakan jenis paspor yang mempunyai data biometri sebagai salah satu unsur pengaman paspor. Data biometri tersebut disimpan dalam bentuk chip yang tertanam pada bagian depan dari paspor tersebut. Otomatis data kita tersimpan lebih aman di situ. Dengan adanya chip tersebut, kita dapat melewati autogate dan tidak perlu membuka lembaran halaman saat melewati bagian imigrasi.

E-paspor, dengan lambang di bawah. 

Sedangkan di paspor biasa data kita tidak selengkap dan seaman di e-paspor. Dan saat melewati imigrasi, kita harus membuka lembar halamannya saat melewati imigrasi. Karena tidak adanya chip di paspor, kita tidak dapat melewati autogate.

Paspor biasa, tanpa lambang di bawah.

Nilai lain yang tidak kalah penting, karena data tersimpan dalam bentuk chip, maka beberapa negara memberikan visa waiver bagi pemilik e-paspor. Visa waiver berarti kita dapat masuk ke negara tujuan tanpa harus menggunakan visa. Yang paling terkenal adalah Jepang. Jepang memberikan visa waiver bagi pemilik e-paspor, dengan mengurus ke konsulat mereka tentunya.

Bagaimana dengan biaya? Biaya untuk pembuatan paspor biasa (48 halaman) adalah Rp 355.000,00. Sedangkan biaya untuk pembuatan e-paspor adalah Rp 655.000,00. Memang lebih mahal, tetapi hal ini wajar karena adanya chip di e-paspor. Apalagi elihat keadaan sekarang, sepertinya e-paspor akan menjadi hal yang penting saat ingin jalan-jalan ke luar negeri. 

Karena paspor kami masih belum habis masa berlakunya, kami agak ragu apakah bisa mengganti paspor biasa ke e-paspor. Kami pun sempat bertanya kepada petugas yang ada di kantor imigrasi saat kami mengurus paspor si kecil. Petugas yang ada berkata tidak masalah. Cukup lampirkan paspor yang lama dan fotokopi e-KTP katanya.

Bagaimana untuk pergantian paspor biasa ke e-paspor bagi anak-anak? Selain melampirkan paspor yang lama, untuk pergantian paspor anak diminta juga untuk melampirkan fotokopi KTP ayah-ibu, fotokopi Kartu keluarga, fotokopi Akta kelahiran anak, fotokopi Akta pernikahan orang tua, fotokopi halaman depan paspor ortu, dan surat pernyataan bermeterai (biasanya disediakan di kantor imigrasi, jadi bawa saja meterai). Untuk fotokopi KTP ayah-ibu dapat difotokopi satu halaman A4, jangan dipotong. Begitu juga dengan fotokopi paspor ayah-ibu.

Persyaratan yang harus dilengkapi.

Kami pun kembali mendaftar secara online melalui aplikasi Layanan Paspor Online. Langkah-langkah pendaftaran kurang lebih sama seperti saat membuat baru, yaitu:

1. Pilih antrian paspor pada menu utama aplikasi.

2. Pilih kantor imigrasi sesuai dengan ketersediaan kuota yang terdapat di kantor imigrasi.

3. Pilih jenis permohonan (pembuatan paspor baru atau pergantian/perpanjangan paspor).

4. Pilih tanggal tesedia/tanggal dengan tanda ‘hijau’.

5. Pilih waktu kedatangan pagi (08.00 – 12.00) atau siang (13.00 – 15.00). Saat kita memilih, nanti akan muncul berapa kuota yang tersedia.

6. Tekan tombol Lanjut untuk meneruskan proses penggantian/perpanjangan paspor.

7. Pilih jumlah pemohon dan masukkan sesuai jumlah pemohon yang diinginkan. Satu akun dapat mengisi maksimal 5 orang asalkan masih dalam satu Kartu Keluarga.

8. Pilih masukkan data dan arahkan paspor pada kamera handphone.

9. Pilih keterangan mengenai siapa yang akan membuat perjanjian (pribadi, ayah/ibu, anak, suami/istri).

10. Setelah memastikan tidak ada data yang salah, maka tekan tombol simpan.

Yang perlu diperhatikan adalah jika kita membatalkan pendaftaran ini, maka kita tidak dapat mendaftar lagi selama 1 bulan. Jadi, saat mendaftar, harus teliti dan jangan sampai salah.

Di hari yang sudah ditentukan, kami datang ke kantor imigrasi Jakarta Pusat dengan membawa data-data yang diminta. Setelah mengisi form yang disediakan, kami menyerahkan data tersebut ke petugas yang berada di counter pemeriksaan. Petugas memberikan nomor antrian elektronik untuk kami dan meminta kami menunggu di atas.

Saat kami ke atas, sistem yang ada sudah berbeda jauh dibanding saat kami mengurus paspor adik sebelumnya. Kami pun menunggu giliran kami untuk wawancara. Petugas yang berada di tempat wawancara pun jauh lebih ramah dibanding dulu. Setelah selesai pun kami diberikan blanko untuk pembayaran dan blanko yang berisi keterangan dan QR code.

Saat paspor sudah jadi, saya dan papa pun pergi untuk mengambil paspor yang baru. Prosesnya pun berbeda dibanding dulu. Saya harus men-scan QR code yang ada di blanko yang diberikan oleh petugas. Saat di-scan, maka akan keluar data kita di monitor yang ada. Jika memang sesuai (harusnya sih pasti sesuai, kecuali ada kesalahan sistem), kita tinggal tekan tombol untuk cetak. Maka mesin akan mengeluarkan nomor antrian.

Saat nomor kita dipanggil, kita tinggal memberikan nomor antrian tersebut. Nanti petugas akan mengambilkan paspor yang baru dan meminta kita menulis data paspor yang baru di buku yang disediakan. Setelah kita memeriksa paspor kita, memastikan tidak ada yang salah tulis, maka kita bisa membawa paspor yang baru dan yang lama pulang.

Bagaimana jika kita ingin diwakilkan? Selama yang mengambil masih satu Kartu Keluarga, maka pengambilan paspor dapat diwakilkan. Jangan lupa bawa KTP dan Kartu Keluarga asli untuk buktinya ya. 

Tips Perpanjang Passport Anak

Bagi orang yang gemar jalan-jalan, passport adalah salah satu dokumen yang penting. Bahkan saat anak-anak masih bayi, begitu mereka berusia 6 bulan, kami segera membuat passport bagi mereka walau dipakainya bukan saat mereka berumur 6 bulan. Antara beriman anak-anak bisa jalan-jalan dari mereka masih kecil atau karena papa mamanya doyan kelayapan memang beda tipis. Tetapi bagi kami namanya jalan-jalan ya berarti sekeluarga, termasuk dengan bayi. Jadi lebih baik mempersiapkan di awal.

Awalnya kami selalu membuat passport dan memperpanjang passport kami melalui salah satu travel agent langganan kami. Sebelum menikah saya tidak pernah memakai travel agent dan sudah terbiasa dengan repotnya saat membuat passport. Tetapi kalau anak-anak, yang saat itu masih bayi, rasanya membayangkan prosedur membuat passport dan bau rokok di sana sini membuat kami memutuskan untuk membuat melalui travel agent. Tahun ini passport adik harus segera diperbaharui. Kami mulai melihat tempat langganan kami. Namun karena biaya pembuatan yang semakin tinggi, biaya pembuatan atau perpanjang passport anak jauh lebih mahal dari dewasa dan memang dinaikkan biayanya. Kalau berurusan dengan uang, kalkulasi mama-mama selalu cepat, kami pun mencoba mencari tahu tentang perpanjang passport sendiri. Ternyata banyak review bahwa sejak pemerintahan yang baru ini, urusan dengan kantor imigrasi tidak separah dulu. Akhirnya kami memutuskan untuk mengurus sendiri.

Ada dua pilihan yang diberikan oleh kantor imigrasi dalam pengurusan passport, yaitu mendaftarkan secara online atau datang di tempat. Kalau dulu mungkin banyak yang menyarankan untuk daftar secara online karena layanan terhadap pembuat passport dibatasi dengan kuota. Akibatnya siapa cepat dia dapat. Tetapi sejak 11 Januari 2016, pelayanan di kantor imigrasi sudah tidak berdasarkan kuota tetapi berdasarkan jam. Jika kita mengantri sampai jam 10 pagi, maka pastilah kita akan dilayani, hanya saja dapat nomor antriannya yang aduhai. Kami memilih untuk datang ke tempat daripada online karena sistem untuk daftar secara online sedang error.

Passport sendiri ada 2 macam, yaitu e-passport dan passport biasa. Keuntungan e-passport adalah pemilik e-passport bisa mendapatkan visa waiver saat berkunjung ke Jepang. Maksudnya visa waiver adalah kita tidak perlu membuat visa untuk masuk Jepang tetapi tetap harus mengurus visa waiver ke kedutaan Jepang. Tetapi tentu saja harganya lebih mahal. E-passport 48 halaman dikenakan biaya Rp 600.000,00. Sedangkan biaya pembuatan passport biasa untuk passport 48 halaman adalah Rp 300.000,00 dan untuk passport 24 halaman adalah Rp 100.000,00. Kata petugas imigrasi, kalau yang berencana atau akan atau beriman jalan-jalan ke negara yang memerlukan visa, disarankan untuk membuat yang 48 halaman. Karena beberapa negara tidak mau memberikan visa untuk passport yang 24 halaman.

Dokumen apa saja yang diperlukan? Berdasarkan website kantor imigrasi, untuk memperpanjang atau membuat passport bagi anak memerlukan dokumen-dokumen sebagai berikut.
1. Passport asli (untuk perpanjangan)
2. Fotokopi Kartu Keluarga
3. Fotokopi Akte Lahir
4. Fotokopi passport orang tua
5. Fotokopi akte nikah orang tua
6. Fotokopi KTP orang tua
7. Fotokopi surat ganti nama/WNI (jika ada)
8. Surat pernyataan bermeterai yang ditandatangani orang tua.
9. Semua dokumen asli dari dokumen-dokumen diatas.

Untuk point nomor 8 ini bisa didapatkan blankonya di koperasi kantor imigrasi. Tetapi mau buat sendiri juga bisa, asalkan tahu formatnya. Isinya hanya merupakan surat kuasa, bagi yang anak dibawah umur 17 tahun, bahwa kedua orang tua akan bertanggung jawab terhadap keberadaan passport anak, keberangkatan dan kepulangannya ke Indonesia. Semua dokumen asli dibawa hanya untuk proses pemeriksaan saja. Yang harus diingat, semua fotokopi harus dalam kertas A4, dengan kata lain tidak boleh dipotong sama sekali.  Jadi kalau fotokopi KTP ya biarkan dalam bentuk kertas A4. Mungkin supaya tidak ada yang terhilang.

Untuk menghindari antrian, kami berusaha untuk jalan 6 lebih menuju kantor imigrasi Jakarta Pusat. Kantor Imigrasi Jakarta Pusat termasuk salah satu kantor imigrasi yang pelayanannya baik dan setidaknya kami terbiasa diminta ke tempat ini oleh travel agent kami. Saat kami sampai, sekitar jam 7 kurang, dari depan terlihat ada antrian tetapi masih sepi. Kami sudah senang membayangkan bahwa tidak usah menunggu terlalu lama. Tetapi saat kami menuju ke tempat antrian, ternyata yang kami lihat hanya ilusi semata. Antrian sudah mengekor ke belakang. Dan untungnya, selalu ada untung bagi kami, di belakang kami juga mengantri satu keluarga yang anaknya seumur adik. Jadi anak-anak ada teman bermain. Keluarga ini pernah mencoba untuk mendaftar secara online, tetapi tidak berhasil untuk upload foto. Jadinya mereka memilih untuk mendaftar langsung di tempat, walau perjalanannya jauh (dari Jakarta Barat ke Jakarta Pusat).

Kantor Imigrasi Jakarta Pusat

Saya cukup salut dengan para petugas yang berada di tempat saat itu. Mereka mondar-mandir dan mengumumkan dokumen apa saja yang diperlukan, dan jika ada yang kurang dapat menuju koperasi untuk melengkapi dokumen yang ada. Antrian di koperasi memang lumayan panjang. Kami pun ke koperasi untuk membeli surat pernyataan dan meterai karena kami tidak tahu harus membuat surat tersebut.

Antrian saat itu

Akhirnya loket imigrasi pun dibuka dan antrian mulai maju sedikit demi sedikit. Saat tiba giliran kami, kami hanya menyerahkan dokumen kami di loket yang ada, kemudian petugas memeriksa kelengkapan dan memberikan nomor antrian (nomor antrian adik 083). Setelah itu kami diminta naik ke lantai 2 untuk dipanggil wawancara dan foto. Awalnya agak hopeless melihat nomor antrian kami dan nomor yang sedang dipanggil saat itu. Hampir saja kami memutuskan untuk menunggu di mobil dan memantau nomor antrian lewat infoantrianpaspor.imigrasi.go.id, tetapi ternyata nomor lumayan cepat berganti. Jadi kami menunggu di situ. Tepat jam 10 kami dipanggil untuk masuk ke dalam ruangan.

Suasana di lantai 2

Berbeda dengan petugas di bagian bawah yang penuh senyum, petugas di sini mukanya serius semua. Setelah adik difoto, kami sebagai orang tua diminta untuk kembali menunjukkan dokumen asli dan ditanya apa tujuan kami memperpanjang passport. Setelah selesai ditanya, kami diberikan slip pembayaran biaya pembuatan passport. Pembayaran passport dapat dilakukan di bank manapun. Passport dapat diambil setelah 5 hari, terhitung dari tanggal pembayaran. Total biaya yang harus kami bayar adalah Rp 300.000,00 untuk passport 48 halaman (rasanya default dari petugasnya adalah passport 48 halaman) dan biaya penggunaan teknologi sistem informasi manajemen keimigrasian Rp 55.000,00. Jadi total biaya yang harus dibayar adalah Rp 355.000,00. Sebaiknya slip yang diberi ini difotokopi dahulu, jaga-jaga kalau ada apa-apa.

Bagaimana prosedur pengambilannya? Untuk pengambilan, anaknya tidak harus datang, cukup salah satu dari orang tua yang hadir. Pengambilan passport dilayani setelah jam 10 pagi. Cukup berikan bukti pembayaran dan keterangan tentang passport yang akan diambil. Nanti petugas akan memberikan passport yang baru dan yang lama. Antrian pun tidak panjang, dan pelayananya pun cepat.

Passport lama dan baru :)

Apa kesimpulan kami? Ternyata mengurus passport tidak sesusah dahulu. Sekarang semuanya cepat. Jadi rasanya kami akan kembali mengurus passport sendiri lagi . Semoga pelayanan dari kantor imigrasi semakin baik ;)

Informasi mengenai perubahan sistem